REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 1. (CONCEPTO)
El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa es el conjunto de normas y procesos que regula el análisis, el diseño o rediseño, implantación y actualización de la estructura organizacional de la Gestora Pública de la Seguridad Social de Largo Plazo, para contribuir al logro de los objetivos institucionales.
Para fines de interpretación de este cuerpo legal, la Gestora Pública de la Seguridad Social de Largo Plazo se denominará “Gestora”, el Sistema de Organización Administrativa se representará como S.O.A. y el Reglamento Específico como R.E.
ARTÍCULO 2. (OBJETIVOS)
El presente Reglamento Especifico tiene el objetivo de establecer las normas y funcionamiento del Sistema de Organización Administrativa en la Gestora para:
ARTÍCULO 3. (NORMAS LEGALES)
El presente Reglamento se constituye en el instrumento regulador del Sistema de Organización Administrativa de la Gestora establecido en:
ARTÍCULO 4. (ÁMBITO DE APLICACIÓN)
Basados en los artículos 3 y 4 de la Ley 1178 Administración y Control Gubernamental, el presente R.E. es de aplicación obligatoria en todas las áreas organizacionales de la Gestora sin distinción de niveles jerárquicos, naturaleza centralizada, o desconcentrada, con responsabilidad directa del personal y de las autoridades de cada una de ellas en la fase que les corresponda, y en forma ascendente con responsabilidad agregada por el Sistema en su conjunto de los Jefes de Unidad y del Gerente General. El periodo de ejecución de los procesos del Sistema de Organización Administrativa, está establecido en cada proceso del presente Reglamento para todas las unidades y áreas que conforman la Gestora,
ARTÍCULO 5. (PREVISIÓN)
En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del Reglamento Específico de la empresa, éstas serán solucionadas en el marco de los alcances y previsiones de las Normas Básicas del S.O.A., aprobadas mediante R.S. 217055 de 20 de mayo de 1997.
ARTÍCULO 6. (ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO)
El Reglamento Específico del S.O.A. de la Gestora, para su aprobación e implantación, debe seguir los siguientes pasos:
1. El Área de Organización y Métodos elaborará el Reglamento Específico del S.O.A. en coordinación con el Asesor de Planificación y remitirá a la Dirección General de Normas de Gestión Pública del Viceministerio de Presupuestos y Contabilidad Fiscal del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, Órgano Rector del S.O.A., de acuerdo al artículo 20 inciso c) de la Ley 1178 para su compatibilización con las Normas Básicas del S.O.A.
2. Una vez compatibilizado el documento del Reglamento Específico, el Gerente General lo remitirá al Directorio para su aprobación.
ARTÍCULO 7. (REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN)
El Área de Organización y Métodos en coordinación con la Unidad de Planificación, revisará al menos una vez al año el presente Reglamento Específico, en caso necesario, actualizará en base a la Norma Básica del Sistema de Organización Administrativa, al análisis de la experiencia derivada de su aplicación, a la dinámica de la ciencia administrativa y a las observaciones y recomendaciones de las dependencias de la Gestora. El trámite de aprobación de las modificaciones introducidas se efectuará según el proceso descrito en el Artículo anterior.
ARTÍCULO 8. (DIFUSIÓN)
Compatibilizado el R.E. por el Órgano Rector y aprobado por el Directorio, el Área de Organización y Métodos, en coordinación con el Asesor de Planificación realizará la difusión del R.E. y de los instrumentos administrativos de la Gestora a todas las unidades y servidores públicos. Luego de la difusión, todo el personal estará en la obligación de conocer los instrumentos administrativos como: el Manual de Organización y Funciones, Manual de Procesos y Procedimientos, Organigramas y otros necesarios para realizar la implantación tanto del R.E. como de los instrumentos administrativos a cargo del Área de Organización y Métodos en coordinación con la Unidad de Asesoría de Planificación.
ARTÍCULO 9. (COMPONENTES DEL S.O.A.)
De acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, este sistema tiene como componentes, tres procesos básicos diseñados para reorganizar la entidad de forma integral o parcial, mismas que se describen a continuación:
a) Análisis Organizacional
b) Rediseño Organizacional
c) Implantación del Rediseño Organizacional.
La ejecución de los procesos de análisis, rediseño e implantación del rediseño organizacional, se realizarán una vez por gestión, respetando los tiempos establecidos en cada proceso.
ARTÍCULO 10. (RESPONSABLES)
El Gerente General, es responsable de la implantación del Sistema de Organización Administrativa en instancias y dependencias de la Gestora y de acuerdo con el Artículo 27 (primer párrafo) de la Ley 1178, corresponde a cada entidad del Sector Público elaborar en el marco de las normas básicas dictadas por los órganos rectores, los reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas de Administración y Control Interno regulados por la presente Ley.
Asimismo, los titulares de las Unidades serán responsables de la aplicación del presente Reglamento Específico y de los manuales respectivos.
ARTÍCULO 11. (MEDIDAS DE CONTROL PARA MEDIR LA EFECTIVIDAD DEL S.O.A.)
a) Comparar los resultados previstos del P.O.A. con los resultados obtenidos, determinando la incidencia que tuvo la estructura organizacional sobre los mismos.
b) Verificar la consistencia de la estructura organizacional con el Plan de Operaciones Anual de la Gestora.
c) Aplicación de métodos de evaluación.
CAPÍTULO II
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ARTÍCULO 12. (CONCEPTO)
Es el proceso de investigación, estudio, evaluación y emisión de recomendaciones, generado para mejorar la calidad del diseño estructural y ajustar elementos de la estructura organizacional de la Gestora, con miras a alcanzar los objetivos del Plan de Operaciones Anual.
ARTÍCULO 13. (OBJETIVO DEL PROCESO DE ANÁLISIS)
El objetivo primordial es identificar los problemas, deficiencias operativas y de apoyo, que se presenten en la Gestora, así como la determinación de las causas que los provocaron.
ARTÍCULO 14. (ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL)
I. Etapa de Análisis Retrospectivo:
Se deben analizar los siguientes puntos:
a) Los servicios proporcionados a los usuarios, de forma directa o por terceros considerando:
i. Su calidad, cantidad y cobertura
ii. Su oportunidad y frecuencia
iii. Si han satisfecho las necesidades de los usuarios tanto internos como externos.
b) Los procesos y procedimientos, considerando:
i. Si han permitido proporcionar los servicios de manera efectiva y eficiente.
ii. Si las operaciones, componentes de los procesos, han sido asignadas a cada área y unidad organizacional.
iii. Si los resultados obtenidos de cada proceso están de acuerdo con programado en el POA de la gestora.
c) Las unidades y áreas organizacionales, considerando:
i. Si las funciones de las unidades y áreas organizacionales guardan relación con los procesos, operaciones y procedimientos que realizan.
ii. Si existe duplicidad de funciones entre dos o más unidades.
iii. Si realizan funciones que no les corresponden.
iv. Si tienen delimitado claramente el límite de su autoridad.
v. Si están ubicadas en el nivel jerárquico que les corresponde.
d) Los canales de comunicación, considerando:
i. Si están formalmente establecidos.
ii. Si la información que se maneja guarda las características de oportunidad, claridad y confiabilidad.
II. Etapa de análisis prospectivo
Tomando como base los resultados del análisis retrospectivo se realizará un análisis prospectivo, que consiste en una evaluación de la situación futura que deberá afrontar la Gestora para lograr lo determinado en el POA de la próxima gestión, con el fin de detectar si existe la necesidad de realizar ajustes a la estructura organizacional.
Deberán tomarse como criterios básicos, la naturaleza y las operaciones a realizarse, el presupuesto de recursos y gastos programados y la modalidad definida para la ejecución de las operaciones.
III. El Análisis Organizacional deberá realizarse en forma conjunta con el Análisis de Situación del Sistema de Programación de Operaciones.
ARTÍCULO 15. (FUENTES DE INFORMACIÓN)
Las fuentes de información que servirán de base para este análisis pueden ser:
a) Las disposiciones legales vigentes en materia de organización;
b) Plan Estratégico Institucional;
c) Los informes de auditoría;
d) La evaluación del POA de la gestión anterior y los resultados obtenidos;
e) El Manual de Organización y Funciones;
f) El Manual de Procesos;
g) Otros documentos que se consideren necesarios para realizar el Análisis Organizacional.
ARTÍCULO 16. (RESPONSABILIDAD DE REVISIÓN DE INFORMES DE ANÁLISIS)
El área de Organización y Métodos, en coordinación con la Unidad de Planificación de la Gestora, es responsable de la revisión de los informes de Análisis Organizacional recibidos.
El área de Organización y Métodos presentará al Gerente General de la Gestora un informe de resultados del proceso de análisis organizacional que resuma y consolide los emitidos por cada una de las Unidades de la Gestora, para su aprobación y posterior inicio del proceso de rediseño.
ARTÍCULO 17. (FRECUENCIA DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL)
El área de Organización y Métodos en coordinación con la Unidad de Planificación realizará el Análisis Organizacional una vez por gestión, el mismo deberá realizarse durante el tiempo fijado en el artículo 19 del presente R.E., con el fin de coincidir con el análisis de situación regulada en la Norma Básica del Sistema de Programación de Operaciones, debido a que el análisis organizacional se realiza como parte del análisis de situación.
ARTÍCULO 18. (ANÁLISIS COYUNTURAL)
Se podrá realizar también un análisis de la organización administrativa en el momento que se considere necesario o requerido, a fin de solucionar problemas de carácter coyuntural que se presenten en la Gestora, durante el ejercicio de la gestión.
Este análisis es de carácter parcial, tomando sólo aquellos elementos organizacionales que requieran de un ajuste o atención urgente de carácter funcional o estructural.
ARTÍCULO 19. (TIEMPO REQUERIDO)
El análisis organizacional se realizará de forma regular durante los meses de junio y julio de cada gestión.
CAPÍTULO III
DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
ARTÍCULO 20. (CONCEPTO)
El Diseño o Rediseño Organizacional es el proceso a través del cual se define o ajusta la estructura organizacional de la Gestora de forma parcial o integral, basado en un informe de análisis organizacional aprobado.
ARTÍCULO 21. (OBJETIVO DEL PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO)
El principal objetivo de este proceso es redefinir la estructura organizacional de la Gestora de tal manera que cuente con la estructura más adecuada y permita el logro de los objetivos de gestión en forma eficaz y eficiente.
ARTÍCULO 22. (REQUISITOS PARA EL INICIO DEL REDISEÑO ORGANIZACIONAL)
Aprobadas las recomendaciones del informe de análisis organizacional por el Gerente General de la Gestora, se instruirá el rediseño organizacional al área de Organización y Métodos en forma coordinada con la Unidad de Planificación.
Para el caso de niveles jerárquicos establecidos en el Artículo 18 del Decreto Supremo N°2248, de 14 de enero de 2015, de Constitución y aprobación de los Estatutos y la Escala Salarial del Personal Ejecutivo de la Gestora Pública de Seguridad Social de Largo Plazo, la propuesta del diseño o rediseño será remitido al Directorio para su aprobación y posterior gestión de una normativa que respalde su implementación.
ARTÍCULO 23. (CRITERIOS PARA EJECUTAR LAS ETAPAS DEL PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL)
Los criterios para ejecutar las etapas del proceso del Diseño o Rediseño Organizacional son:
a) Servicios que presta el Órgano Ejecutivo de la Gestora:
Previa identificación de los servicios, estos podrán ser objeto de ajuste para que cumplan con las características de calidad, cantidad, oportunidad y frecuencia.
b) Usuarios de los servicios que presta la Gestora:
Se procederá a identificar a los usuarios y sus necesidades de servicio, para crear nuevos servicios o rediseñar los existentes, en función a sus competencias y lo programado en el POA.
c) Procesos para proporcionar servicios:
Se procederá al ajuste de los procesos existentes o al diseño de los nuevos procesos, bajo las siguientes modalidades:
i. A nivel de grandes operaciones cuando la ejecución del proceso no requiera un procedimiento específico para su realización.
ii. A nivel detallado o de procedimientos, cuando las tareas sean de carácter rutinario y se requiera estandarizar su ejecución.
Se deberá considerar los criterios de calidad, costo, volumen de bienes y servicios, recursos humanos y financieros, su cobertura y tecnología.
d) Áreas y Unidades Organizacionales:
De acuerdo a los procesos diseñados debe establecerse y/o ajustar las áreas y/o unidades organizacionales, para el desarrollo de sus funciones.
Se podrán agrupar unidades organizacionales de acuerdo a su especialidad, para conformar áreas organizacionales.
Deberá velarse que no exista duplicación de funciones y atribuciones, tanto horizontal como verticalmente en la creación de unidades organizacionales.
e) Tipos y Grados de Autoridad:
De acuerdo a la responsabilidad que implica el cumplimiento de sus funciones, se otorgará a las unidades organizacionales el tipo y grado de autoridad necesario para su efectivo desempeño.
Se deberá limitar al máximo posible la creación de niveles jerárquicos.
f) Canales y Medios de Comunicación:
Deberán ser establecidos o ajustados de acuerdo al tipo y características de la información que se maneje en la Gestora. Para ello se deberá diferenciar la información rutinaria de la confidencial, si su tratamiento es urgente o no, el destinatario y las unidades involucradas en el proceso de recepción y emisión de la misma.
Toda comunicación hacia la ciudadanía deberá estar aprobada y firmada por el Gerente General o autoridad delegada para el efecto y la publicación se realizará por los medios y modalidades de uso convencional.
g) Instancias de relacionamiento interinstitucional:
Los acuerdos y otros documentos de carácter interinstitucional como representante de la Gestora serán suscritos por el Presidente del Directorio.
Las acciones de relacionamiento de la Gestora con otras entidades que comprometan aspectos jurídicos y económicos, requerirán de la aprobación del Directorio.
h) Mecanismos para la atención de reclamos y ayuda a los usuarios:
Los mecanismos para la atención a los reclamos y ayuda a los usuarios deben facilitar la realización de los trámites a los mismos. Asimismo, se deberán establecer los mecanismos necesarios para obtener retroalimentación sobre la calidad de los servicios prestados.
ARTÍCULO 24. (DISPOSICIÓN PARA LA APROBACIÓN DE LOS MANUALES)
El Manual de Organización y Funciones y el Manual de Procesos, serán aprobados mediante Resolución Administrativa Expresa, el cual será presentado por la Unidad Administrativa y Financiera y el área de Organización y Métodos, siendo este último el responsable de hacer el seguimiento del mismo hasta la obtención de la Resolución Expresa.
Los Manuales de Procesos y de Organización y Funciones constan del siguiente contenido:
1.- MANUALES DE PROCESOS:
1.1. ASPECTOS GENERALES
a) La denominación y el objetivo del proceso.
b) Las normas de operación.
c) La descripción del proceso y sus procedimientos.
d) Los diagramas de flujo.
e) Los formularios y otras formas utilizadas.
2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES:
2.1. ASPECTOS GENERALES
a) Las disposiciones legales que regulan la estructura.
b) Los objetivos institucionales.
c) El organigrama.
2.2. PARA LAS UNIDADES DE NIVEL JERÁRQUICO SUPERIOR
a) Los objetivos.
b) El nivel jerárquico y relaciones de dependencia.
c) Las funciones.
d) Las relaciones de coordinación interna y externa.
2.3. PARA OTRAS UNIDADES
a) La relación de dependencia.
b) Las funciones.
ARTÍCULO 25. (RESPONSABLES DEL DISEÑO O REDISEÑO)
El Área de Organización y Métodos, en coordinación con la Unidad de Planificación, es responsable de todo el proceso de rediseño organizacional con la participación de todas las dependencias que conforman la estructura organizacional de la Gestora.
ARTÍCULO 26. (TIEMPO REQUERIDO)
El rediseño organizacional se inicia cuando concluye el proceso de análisis organizacional, por tanto, este proceso se realizará durante los meses de agosto y septiembre.
CAPÍTULO IV
ASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL
DISEÑO O REDISEÑO
ARTÍCULO 27. (TRAMO DE CONTROL)
Para practicar una administración efectiva y eficiente, las diferentes Áreas Organizacionales deberán tener como dependientes directos no más de tres unidades.
ARTÍCULO 28. (DISPOSICIÓN PARA LA CREACIÓN DE UNIDADES DESCONCENTRADAS)
En el marco de las atribuciones conferidas mediante Decreto Supremo 2248 de creación de la Gestora, el Directorio autorizará la creación de unidades desconcentradas mediante Resolución expresa cuando los servicios existentes que brinda la Gestora amplíen su alcance y atención geográfica.
ARTÍCULO 29. (NORMAS DE SERVICIO PARA EL PÚBLICO USUARIO)
Cada Unidad de la Gestora emitirá un Manual de Atención al Ciudadano, en el cual se establecerá políticas y procedimientos de atención a los ciudadanos, considerando reglas de relaciones públicas, además de las obligaciones de informar, supervisar y resolver los asuntos requeridos por los ciudadanos. Asimismo, emitirá su reglamento de atención personal al público usuario, de acuerdo a su naturaleza y los asuntos de su competencia, debiendo elaborar guías para:
a) Trámites y Procedimientos que incluyan cuadros, flujos, anuncios y explicaciones que orienten a los ciudadanos en su trámite, debiendo revisar la calidad de sus mensajes y posibilidades de comprensión de los mismos.
b) Atención Personal que cuente con los formularios, el protocolo de atención, las medidas de preparación para la atención de consultas verbales, revisiones de asuntos de emergencia y otros.
c) Reclamos y Sugerencias que dispondrá la instalación de buzones y la emisión de un reglamento de manejo de reclamos y sugerencias de los ciudadanos, que serán supervisados por uno o varios servidores seleccionados de cada Dirección.
ARTÍCULO 30. (INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA)
Las instancias de coordinación interna serán creadas y organizadas para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades o áreas que no pudieran resolverse a través de gestiones directas.
Estas instancias de coordinación interna podrán denominarse comités, consejos o comisiones, las mismas deberán contar con los instrumentos legales para su creación según lo establecido en las Normas Básicas del S.O.A. con la siguiente precisión:
• Las instancias de coordinación que se encuentren constituidas por autoridades de nivel de Unidades y Superior, y cuyo funcionamiento sea permanente o periódico, se regularán mediante memorándums de designación, de la misma manera se procederá con las instancias de coordinación cuyo funcionamiento sea sólo temporal y de nivel operativo.
ARTÍCULO 31. (INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL)
Las instancias de coordinación interinstitucional se organizarán mediante instrumento legal o convenio interinstitucional, con el fin de tratar asuntos de competencia compartida entre entidades, que no pudieran resolverse a través de gestiones directas.
Dependiendo de la naturaleza de sus funciones, estas relaciones pueden ser de tuición, funcional y de complementación.
CAPÍTULO V
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
ARTÍCULO 32. (OBJETIVO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN)
Poner en funcionamiento el diseño o rediseño organizacional y los ajustes propuestos de modo que permita una mayor agilidad en los procesos operativos y administrativos para alcanzar los objetivos de gestión de la Gestora en forma eficiente y eficaz.
ARTÍCULO 33. (PLAN DE IMPLANTACIÓN)
El Plan de Implantación deberá contener como mínimo lo siguiente:
• Objetivos y estrategias de implantación.
• Cronograma de actividades para la implantación.
• Recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la implantación del diseño o rediseño.
• Identificar responsables de la implantación.
• Un programa de difusión, orientación, adiestramiento y/o capacitación a responsables y funcionarios de la Gestora.
ARTÍCULO 34. (APROBACIÓN DEL PLAN DE IMPLANTACIÓN)
De acuerdo a lo estipulado por las Normas Básicas del S.O.A. en su numeral 33, el Gerente General, aprobará los planes de implantación del diseño o rediseño organizacional de carácter integral mediante Resolución Expresa, considerando las bases de programación y presupuesto requeridos para su aplicación.
ARTÍCULO 35. (INDICADORES DE LA IMPLANTACIÓN)
El Área de Organización y Métodos en coordinación con la Unidad de Planificación, establecerá los indicadores y directrices de la implantación para determinar la oportunidad, eficacia y eficiencia lograda en la implantación del diseño o rediseño organizacional para su informe al Gerente General sobre la efectividad del rediseño, los recursos invertidos y resultados obtenidos durante el proceso de implantación.
ARTÍCULO 36. (ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA IMPLANTACIÓN)
La puesta en marcha del Plan Operativo Anual y sus bases estratégicas es un requisito esencial para la implantación del diseño organizacional, en el cual deberá considerarse los aspectos humanos, técnicos, económicos, sociales y otros necesarios, para llevar a cabo cambios regulados, parciales o integrales, que permitan alcanzar los objetivos con mayor eficiencia y eficacia.
ARTÍCULO 37. (ETAPAS DE LA IMPLANTACIÓN)
En el proceso de implantación se considerará las siguientes etapas:
a) Difusión de los Manuales de Organización y Funciones, procesos y otros necesarios a cargo del Área de Gestión Estratégica.
b) Orientación y capacitación en la implantación del S.O.A. a cargo del Área de Gestión Estratégica en coordinación con la Unidad de Planificación e Inversión Pública, a las instancias involucradas en éste proceso.
c) Aplicación del plan de acuerdo con la estrategia aprobada por el Director General Ejecutivo.
d) Seguimiento al proceso de implantación por el Área de Gestión Estratégica, para los ajustes necesarios al mismo.
ARTÍCULO 38. (RESPONSABILIDAD)
El Gerente General de la Gestora, es el responsable de la implantación de la estructura organizacional, el Área de Organización y Métodos será responsable de la difusión de la nueva estructura organizacional, la capacitación estará a cargo del Área de Organización y Métodos en coordinación con la Unidad de Planificación.
ARTÍCULO 39. (TIEMPO REQUERIDO)
La implantación del diseño organizacional se realiza durante el mes de enero.
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